Choix 4 : Maîtrisez votre technologie, ne la laissez pas vous dépasser®

Dans les trois premiers choix, vous avez une vision claire des choses extraordinaires que vous voulez accomplir.  Mais vous êtes toujours confronté au risque d’être interrompu, un véritable défi pour maintenir votre concentration et votre attention.  Vous avez besoin d’un processus simple pour ne pas vous laisser entraîner par la technologie.

En faisant le choix 4, nous vivons par le principe de l’alignement.  Quelle que soit la technologie utilisée, elle doit fonctionner en harmonie pour nous aider à réaliser nos priorités Q2.  La technologie peut devenir un partenaire de confiance pour gérer l’information lorsqu’elle est mise en place intentionnellement, plutôt qu’un canal pour les interruptions et les distractions non planifiées.

Chaque information qui nous parvient (notamment par courriel) entre dans l’une des quatre catégories suivantes (les « quatre coeurs ») :

1. Rendez-vous : Les choses que vous devez faire à des moments précis.
2. Tâches : Les choses que vous devez faire et qui ne sont pas encore planifiées.
3. Contacts : Les informations sur les personnes avec lesquelles vous interagissez.
4. Notes/documents : Les autres informations dont vous voulez garder la trace et qui n’entrent pas dans l’une des autres catégories.

Mouvement maître 1 : Gagnez sans combattre

L’objectif est d’automatiser en toute confiance le plus grand nombre de décisions possible, afin que votre cerveau n’ait pas à dépenser de l’énergie pour des tâches banales ou inutiles. Maîtrisez les règles ou les fonctions de filtrage de votre programme de messagerie pour rediriger et traiter les messages avant même qu’ils n’atteignent votre boîte de réception.

Mouvement maître 2 : Transformez-le en ce que c’est

Éliminez de votre boîte de réception toutes les activités supplémentaires des Q3 et Q4 que les règles et les filtres n’ont pas traitées, puis gérez efficacement les Q1 et Q2. Puisque chaque courriel correspond à un ou plusieurs des quatre éléments de base, vous pouvez immédiatement le transformer en ce qu’il est et le sortir de votre boîte de réception

Mouvement maître 3 : Liez pour repérer

Éliminez la nécessité de trouver toutes les ressources dont vous avez besoin pour les réunions et les rendez-vous importants en les ayant toutes en un seul endroit à portée de la main.  Il s’agit de voir comment toutes ces ressources sont liées entre elles, puis de les relier au rendez-vous afin qu’elles soient disponibles instantanément lorsque vous en avez besoin.